System Zarządzania Jakością zgodny z międzynarodową normą ISO 9001:2000 - pozytywna ocena auditorów w dwa lata po przyznaniu certyfikatu

W dniu 17 maja 2004 r. odbył się w Urzędzie audit pośredni mający na celu potwierdzenie efektywności działania Systemu, jego rozwój oraz ciągłe doskonalenie.

Ocenie podlegała Księga Jakości, Polityka Jakości, procedury systemowe, działania korygujące i zapobiegawcze oraz wybrane przez auditorów zewnętrznych procesy w komórkach organizacyjnych.

Analiza dokumentów systemowych wykazała bieżącą ich aktualizację oraz realizację Polityki Jakości zgodnie z określonymi w niej celami strategicznymi. Wnioskując o utrzymanie przyznanego Urzędowi certyfikatu auditorzy zewnętrzni zaakcentowali duże znaczenie przeprowadzonych przez pracowników Urzędu działań doskonalących. Podkreślone zostały również:
- staranność monitorowania i przystosowania dokumentacji Systemu do zmieniających się przepisów prawnych,
- zrozumienie potrzeb mieszkańców i poszukiwanie jak najlepszych metod i procedur postępowania,
- dokładne przygotowywanie dokumentacji związanej z przeprowadzaniem przetargów,
- staranność w monitorowaniu realizacji prac inwestycyjnych oraz szybkie podejmowanie działań interwencyjnych,
- prowadzenie działań związanych z opracowywaniem strategii rozwoju miasta z szerokim uwzględnieniem wielu płaszczyzn i aspektów jego funkcjonowania,
- ujęcie w precyzyjną procedurę procesu nadzoru nad zbiorami danych przetwarzanych w Urzędzie Miasta,
- prowadzenie procesów auditów wewnętrznych, działań korygujących i zapobiegawczych oraz przegląd SZJ zgodnie z wymogami normy.

  • Auditorzy określili również obszary do doskonalenia, przekazując je jako własne obserwacje i spostrzeżenia. Dotyczyły one:
  • - przestrzegania zasad prawidłowego nadzoru nad dokumentacją zgodnie z ustanowioną procedurą,
  • - prowadzenia formalnej kwalifikacji i oceny dostawców również w odniesieniu do jednostek organizacyjnych miasta,
  • - dokonywania przeglądu kompletności wniosków wszczynających procedurę administracyjną i ustalenia formy zapisu z przeglądu.


Na podstawie tych zaleceń opracowany został Program działań doskonalących, którego realizacja pozwoli na wyeliminowanie w przyszłości wskazanych obszarów zagrożenia.

Na spotkaniu podsumowującym auditorzy pozytywnie ocenili funkcjonowanie Systemu Zarządzania Jakością w Urzędzie Miasta Katowice, realizację Polityki Jakości, wprowadzone działania doskonalące wskazując na podnoszenie skuteczności Systemu w zakresie wymagań normy ISO 9001:2000.