Księga Jakości – Zarządzanie zasobami
System Zarządzania Jakością wg ISO 9001
Wydanie nr 19, data 9.05.2017 r.

W Urzędzie Miasta Katowice zostały określone i zapewnione zasoby materialne i niematerialne mające na celu utrzymywanie oraz doskonalenie skuteczności Systemu Zarządzania Jakością a jednocześnie spełnianie wymagań oraz zwiększanie zadowolenia klientów ze świadczonych przez Urząd usług.
Pracownicy zatrudnieni w Urzędzie Miasta są zobowiązani do wykonywania powierzonej im pracy w sposób staranny i sumienny oraz do stosowania się do poleceń przełożonych, jeżeli nie są one sprzeczne z przepisami prawa lub umową o pracę.
W Urzędzie Miasta Katowice zgodnie z ustawą o pracownikach samorządowych występują następujące formy nawiązywania stosunku pracy:
- z wyboru,
- powołanie,
- umowa o pracę.
Prezydent Miasta Katowice jest pracownikiem samorządowym zatrudnionym w ramach stosunku pracy na podstawie wyboru. Stosunek pracy z Prezydentem nawiązuje w imieniu Rady Miasta Katowice jej Przewodniczący. Wiceprezydenci Miasta Katowice oraz Skarbnik Miasta Katowice zatrudnieni są na podstawie powołania, a czynności z zakresu prawa pracy w stosunku do powyższych osób dokonuje Prezydent Miasta Katowice jako kierownik Urzędu Miasta Katowice. Wymagania kwalifikacyjne dla pracowników zatrudnionych w Urzędzie Miasta Katowice określone zostały w Rozporządzeniu Rady Ministrów w sprawie wynagradzania pracowników samorządowych oraz Regulaminie Wynagradzania Pracowników Urzędu Miasta Katowice.
Nabór osób do pracy w Urzędzie Miasta Katowice odbywa się w oparciu o konkursy zgodnie z zapisami ustawy o pracownikach samorządowych. Proces rekrutacji gwarantuje wybór kandydata odpowiadającego stawianym warunkom i wymaganiom. Na podstawie dostarczonej dokumentacji oraz w trakcie bezpośredniej rozmowy oceniane są kwalifikacje i umiejętności kandydatów a także ich doświadczenie i predyspozycje wymagane dla określonego stanowiska.
Bezpośredni przełożony mają obowiązek zapoznać nowego pracownika z:
- zakresem jego obowiązków służbowych, sposobem wykonywania pracy oraz jego podstawowymi uprawnieniami,
- podstawowymi aktami prawnymi regulującymi działalność samorządu gminnego i powiatowego,
- przepisami prawnymi dotyczącymi ochrony informacji niejawnych oraz ochrony danych osobowych,
- ze Statutem Miasta Katowice,
- Regulaminem Organizacyjnym Urzędu Miasta Katowice,
- Regulaminem Pracy pracowników Urzędu Miasta Katowice oraz zarządzeniem wewnętrznym kierownika komórki organizacyjnej,
- Instrukcją Kancelaryjną,
- Instrukcją obiegu dokumentów finansowo-księgowych,
- Polityką Jakości dla Urzędu Miasta Katowice oraz Księgą Zarządzania Procesami opracowaną dla komórki organizacyjnej,
- Innymi aktami prawnymi, których znajomość wymagana jest na zajmowanym stanowisku.
Pracownicy Urzędu w ramach podwyższania swoich kwalifikacji mogą brać udział w szkoleniach, warsztatach i seminariach związanych tematycznie z realizowanym przez nich zakresem działania oraz wynikającymi z przepisów (np. BHP, SZJ).
Na wniosek kierownika komórki organizowane są szkolenia wewnętrzne, dla szerszej grupy osób zainteresowanych danym tematem.
Na podstawie zapotrzebowań zgłaszanych przez komórki organizacyjne opracowywany jest wykaz planowanych w roku szkoleń, który po akceptacji jest podstawą do ich realizacji. Na szkolenia zewnętrzne pracownicy są typowani przez bezpośredniego przełożonego, który uczestniczy w wyborze jednostki szkoleniowej oraz ocenie przedstawionej oferty. Każdorazowo zgodę na udział w szkoleniu zewnętrznym musi wyrazić Prezydent Miasta Katowice. Po zasięgnięciu opinii przełożonego, Prezydent może wyrazić zgodę na udzielenie pracownikowi urlopu szkoleniowego w związku z kształceniem się w szkołach wyższych, odbywaniem szkolenia i doskonalenia zawodowego w formach pozaszkolnych oraz odbywaniem aplikacji radcowskiej.
Prowadzona jest ocena szkoleń ze względu na ich skuteczność.
Zapisy świadczące o kwalifikacjach, doświadczeniu i przebytych przez pracownika szkoleniach są gromadzone w Referacie Spraw Osobowych i Szkolenia Wydziału Organizacji i Zarządzania w prowadzonych aktach osobowych pracowników Urzędu Miasta Katowice.
Urząd Miasta Katowice zlokalizowany jest w budynkach mieszczących się przy:
- ul. Młyńskiej 2, 4 i 4a
- Rynku 1 i 13,
- ul. Pocztowej 5, 7,
- ul. Warszawskiej 4,
- ul. 3 Maja 7,
- ul. Francuskiej 70,
- Pl. Wolności 12a.
Dążąc do lepszego zaspokojenia potrzeb mieszkańców oraz zwiększenia efektywności świadczonych usług utworzone zostało Biuro Obsługi Mieszkańców umocowane w strukturze Wydziału Organizacji i Zarządzania.
Celem powstania Biura było:
- usprawnienie obsługi interesantów poprzez skrócenie czasu załatwiania spraw,
- odciążenie Wydziałów od funkcji informacyjnej.
W estetycznych, dostosowanych do potrzeb osób niepełnosprawnych pomieszczeniach zlokalizowanych na parterze i I piętrze budynku przy Rynku 1 znajdują się:
- stanowiska merytoryczne, przy których załatwiane są sprawy z zakresu działania Wydziału Geodezji, Wydziału Gospodarki Mieniem, Wydziału Budynków i Dróg, Wydziału Spraw Obywatelskich, Wydziału Budownictwa, Wydziału Planowania Przestrzennego, Wydziału Księgowo- Rachunkowego oraz Wydziału Kształtowania Środowiska
- punkt podawczy w którym składane są pisma wpływające do Urzędu Miasta Katowice
- kancelaria, gdzie realizowana jest rejestracja i wysyłka korespondencji
- punkt informacyjny,
- Ponadto w Biurze Obsługi Mieszkańców potwierdzany jest profil zaufany e-PUAP.
W Biurze Obsługi Mieszkańców udostępniane są do wglądu na wydzielonych stanowiskach komputerowych akty prawa powszechnego poprzez System Informacji Prawnej LEX.
W Urzędzie Stanu Cywilnego przy Pl. Wolności 12a mieszkańcy mogą m. in. załatwić wszelkie sprawy administracyjne związane z przygotowaniem, sporządzaniem i zmianami aktów stanu cywilnego. Ponadto na miejscu sporządzane i wydawane są odpisy zupełne i skrócone aktów stanu cywilnego oraz zaświadczenia stanowiące podstawę sporządzenia aktu małżeństwa /przy małżeństwach konkordatowych/ oraz stwierdzających, że obywatel polski posiada zdolność prawną do zawarcia małżeństwa za granicą.
W Kancelarii Biura Praw Jazdy i Rejestracji Pojazdów zlokalizowanej przy ul. Francuskiej 70 mieszkańcy mogą pobrać oraz złożyć wnioski i formularze. Na parterze budynku znajduje się również stanowisko, gdzie można uzyskać informacje z zakresu rejestracji i ewidencji pojazdów. Poza tym weryfikowana jest prawidłowość i kompletność wniosków o rejestrację pojazdów. Ustalane są, również, dzień, godzina i stanowisko rejestracji. Na pierwszym piętrze znajdują się stanowiska związane z zakresem praw jazdy, gdzie przy wydzielonych stanowiskach: informacyjnym, wydania dokumentu prawa jazdy oraz składania wniosków na prawo jazdy, załatwiane są wszelkie sprawy z tego zakresu.
Odpowiadając na oczekiwania mieszkańców Katowic uruchomione zostały stanowiska kasowe mieszczące się na parterze budynku przy ul. Pocztowej 5. Ułatwiony dostęp do pomieszczeń kasowych mają osoby niepełnosprawne i na wózkach inwalidzkich. Wszystkie płatności wobec Urzędu Miasta Katowice m. in. podatki czy opłaty można dokonać w jednym miejscu bez uiszczania prowizji. Ponadto można tu uzyskać wszelkie wyjaśnienia na temat wpłat i podatków.
Dążąc do szerszej promocji miasta oraz ułatwienia mieszkańcom dostępu do informacji o Katowicach otwarto na Rynku 13 Centrum Informacji Turystycznej, umocowane w strukturze Wydziału Promocji. Podstawowym zadaniem Centrum jest promocja miasta oraz informowanie wszystkich zainteresowanych osób o zjawiskach i zdarzeniach z różnych dziedzin życia miasta, udostępnianie danych statystycznych i adresowych, informacja o repertuarach i programach imprez artystycznych oraz sportowo-rekreacyjnych i targowych, a także o uczelniach wyższych, kongresach i konferencjach naukowych organizowanych w Katowicach oraz bazie hotelarsko-gastronomicznej i trasach turystycznych. W Centrum udostępniane są liczne wydawnictwa i publikacje w formie folderów, albumów, katalogów, przewodników i programów. Możliwe jest również korzystanie z zainstalowanej tam sieci internetowej. Pracownicy Centrum udzielają informacji również w języku angielskim.
W ramach działań mających na celu rozwiązywanie problemów społecznych na rzecz osób niepełnosprawnych oraz zmierzających do ograniczenia skutków występowania barier utrudniających tym osobom funkcjonowanie w społeczeństwie w Wydziale Polityki Społecznej funkcjonuje stanowisko Pełnomocnika Prezydenta ds. Osób Niepełnosprawnych. Ponadto jako organ opiniodawczo–doradczy Prezydent Miasta Katowice powołał Społeczną Radę do Spraw Osób Niepełnosprawnych w Katowicach, która zajmuje się inspirowaniem przedsięwzięć zmierzających do integracji zawodowej i społecznej osób niepełnosprawnych oraz realizacji praw osób niepełnosprawnych. Ponadto Rada opiniuje projekty powiatowych programów działań na rzecz osób niepełnosprawnych, ocenia realizacje tych programów oraz opiniuje projekty uchwał i programów przyjmowanych przez Radę Miasta Katowice pod katem ich skutków dla osób niepełnosprawnych.
W Urzędzie Miasta Katowice klienci są przyjmowani od wtorku do piątku od godziny 7.30 do 15.30. Dla ułatwienia mieszkańcom kontaktu z Urzędem w poniedziałki wydłużony został czas pracy od godziny 7.30 do godziny 17.00 w następujących komórkach organizacyjnych:
- Biuro Obsługi Mieszkańców,
- Urząd Stanu Cywilnego,
- Kasy,
- Biuro Praw Jazdy i Rejestracji Pojazdów,
- Miejski Rzecznik Konsumentów.
Natomiast w soboty pracownicy pełnią dyżur w Urzędzie Stanu Cywilnego w Referacie Rejestracji Stanu Cywilnego w godzinach od 8.00 do 12.00.
Ponadto Centrum Informacji Turystycznej jest otwarte od poniedziałku do piątku w godzinach od 10.00 do 18.00.
Prezydent Miasta Katowice lub Wiceprezydent wyznaczony wg ustalonego harmonogramu przyjmuje interesantów w sprawie skarg i wniosków w każdy poniedziałek od godz. 15.30 do godz. 17.00 Wiceprezydenci Miasta Katowice i Sekretarz Miasta przyjmują interesantów w każdy wtorek w godz. 10.00 do 12.00. Kierownicy komórek organizacyjnych przyjmują strony w ramach skarg i wniosków we wtorki od godz. 10.00 do godz. 12.00, za wyjątkiem Naczelnika Wydziału Budynków i Dróg, który strony przyjmuje we wtorki od godz. 10.00. do godz. 14.00
W celu utrzymania dobrego stanu technicznego budynków Urzędu Miasta Katowice prowadzone są remonty i prace konserwacyjne powyższych obiektów należące do kompetencji Referatu Obsługi Urzędu. Po przeprowadzeniu przeglądu budynków mającego na celu określenie ich faktycznego stanu technicznego opracowuje się rzeczowy plan remontów określający priorytety w kolejności wykonania. Prócz remontów kapitalnych prowadzone są również bieżące naprawy i konserwację realizowane we własnym zakresie przez pracowników Referatu.
Przestrzenną i materialną organizację stanowisk pracy i obsługi mieszkańców zapewnia Referat Obsługi Urzędu. Potrzeby w zakresie remontów, pozyskiwania nowych pomieszczeń oraz wyposażenia stanowisk pracy określane są m. in. w oparciu o przeprowadzane komisyjnie raz w roku przeglądy środowiska pracy pod kątem stanu technicznego, BHP, oświetlenia, warunków ergonomicznych i sprzętu. Komisja BHP, w skład której wchodzą w równej liczbie przedstawiciele Urzędu Miasta Katowice, w tym pracownicy służby BHP i lekarz sprawujący profilaktyczną opiekę zdrowotną nad pracownikami oraz przedstawiciele pracowników, w tym społeczny inspektor pracy – dokonuje przeglądu warunków pracy, okresowej oceny stanu BHP, formułuje wnioski dotyczące poprawy warunków pracy oraz współdziała w realizacji obowiązków pracodawcy w zakresie BHP. Do zakresu działania Referatu Obsługi Urzędu należy również utrzymanie bieżącego zaopatrzenia komórek organizacyjnych w materiały biurowe.
W celu sprawnego, szybkiego i estetycznego oraz zgodnego z wymaganiami prawa, przygotowywania dokumentów Urząd Miasta Katowice wykorzystuje w bieżącej pracy programy i systemy komputerowe. W miarę posiadanych środków stanowiska pracy w Urzędzie są wyposażane w sprzęt komputerowy oraz odpowiednie do potrzeb i charakteru wykonywanych zadań oprogramowanie. Ciągła informatyzacja Urzędu pozwala na sprawne, profesjonalne oraz stałe doskonalenie świadczonych usług .
Pracownicy Urzędu Miasta Katowice mają możliwość korzystania z wewnętrznych i zewnętrznych połączeń telefonicznych. Odpowiadając na potrzeby mieszkańców uruchomione zostało łącze telefoniczne ułatwiające kontakt z poszczególnymi komórkami organizacyjnymi. Łącze umożliwia bezpośrednie wybranie numeru wewnętrznego Urzędu bez oczekiwania na połączenie z centralą. W Urzędzie funkcjonuje również poczta elektroniczna.
Informacje związane z działalnością organów gminy i funkcjonowaniem Urzędu Miasta Katowice, a także promocją miasta Katowice są publikowane na stronie internetowej Urzędu. Można tu uzyskać informacje o: władzach miasta, numerach telefonów i adresach oraz zakresie działania poszczególnych komórek organizacyjnych. Ponadto znajdują się tu również obwieszczenia Prezydenta Miasta Katowice oraz dane o aktualnie prowadzonych przetargach. Osoby odwiedzające stronę internetową Urzędu mogą zapoznać się m. in. z historią, zabytkami oraz bieżącymi inwestycjami Katowic. Wyszczególnione są również placówki bankowe, restauracje, hotele oraz instytucje kulturalne w mieście.
Z serwera www Urzędu Miasta Katowice wydzielony został odrębny urzędowy publikator teleinformatyczny, zwany podmiotową stroną Biuletynu Informacji Publicznej, dostępną bez przerwy całą dobę. BIP zawiera dane wymagane obowiązującymi przepisami. Ze wszystkich komórek organizacyjnych zebrane zostały informacje o zakresie realizowanych działań oraz formularze i procedury obowiązujące podczas załatwiania konkretnych spraw. Strony Biuletynu są na bieżąco aktualizowane i poszerzane o niezbędne informacje. Ponadto w każdym Wydziale wyznaczone zostały osoby odpowiedzialne za przekazywanie bieżących informacji na stronę internetową Biuletynu Informacji Publicznej Urzędu Miasta Katowice.