Księga Jakości – System Zarządzania Jakością
System Zarządzania Jakością wg ISO 9001
Wydanie nr 19, data 9.05.2017 r.

Zakres Systemu Zarządzania Jakością w Urzędzie Miasta Katowice obejmuje działania realizowane przez Urząd Miasta Katowice na rzecz klienta zewnętrznego i klienta wewnętrznego, wynikające z zadań własnych gminy, zadań miasta na prawach powiatu oraz zadań zleconych innymi ustawami. Organizację i zakres zadań określa Regulamin Organizacyjny Urzędu Miasta Katowice. System ten zapewnia spełnienie wszystkich wymagań normy ISO 9001.
Wdrażając System Zarządzania Jakością w Urzędzie Miasta Katowice podjęto decyzję o zastosowaniu podejścia procesowego polegającego na: określeniu procesów, ich sekwencji oraz wzajemnych powiązań, a także na określeniu występujących zagrożeń, koniecznych wymagań i opracowaniu procedur.
W poszczególnych komórkach organizacyjnych określono powtarzające się cyklicznie procesy, z których po dalszej analizie sporządzona została macierz procesów dla Urzędu Miasta. Ustalona została sekwencja i powiązania pomiędzy realizacją poszczególnych procesów a wymaganiami, zarządzaniem strategicznym, zarządzaniem zasobami oraz nadzorowaniem i doskonaleniem Systemu Zarządzania Jakością oraz nadzorowaniem procesów realizacji usługi dla klientów, w tym procesów zleconych na zewnątrz.
Zakłada się realizację procesów przy zastosowaniu zasady Planuj – Wykonaj – Sprawdź – Działaj. Wszystkie określone procesy Systemu Zarządzania Jakością są monitorowane, określone zostały mierzalne wskaźniki dla oceny ich zgodności i skuteczności. Wyniki są analizowane przez właścicieli procesów oraz w sprawozdaniach sporządzanych dla Prezydenta Miasta Katowice przez Pełnomocnika ds. Systemu Zarządzania Jakością.
Właścicielem procesu jest osoba odpowiedzialna za proces określona w procesach Systemu Zarządzania Jakością.
Zgodnie z wymaganiami ISO 9001 odnośnie dokumentacji, opracowana została Polityka Jakości dla Urzędu Miasta Katowice oraz Księga Jakości, jako podstawowy dokument opisujący założenia Systemu Zarządzania Jakością i ich spełnienie. Postanowienia zawarte w Polityce i Księdze Jakości obowiązują pracowników Urzędu Miasta, zaś za nadzór nad ich przestrzeganiem odpowiada Pełnomocnik ds. Systemu Zarządzania Jakością.
Dla poszczególnych komórek organizacyjnych Urzędu Miasta Katowice, opracowane zostały Księgi Zarządzania Procesami, zawierające opis realizowanych procesów i stanowią dokumentację wewnętrzną komórki organizacyjnej. W Księgach Zarządzania Procesami określono właścicieli procesów, a jednocześnie zapewniono stały nadzór nad prawidłowym przebiegiem ich realizacji, zgodnie z obowiązującym schematem organizacyjnym Urzędu Miasta Katowice. Wyszczególniono także dokumenty na wejściu i wyjściu z procesu oraz pozostałe wymagania, w tym dokumenty/akty prawne niezbędne do jego prawidłowej realizacji. Wszystkie dokumenty i zapisy są nadzorowane zgodnie z wymaganiami normy. Wymiana informacji pomiędzy poszczególnymi komórkami organizacyjnymi została jednoznacznie ustalona. Ponadto określone zostały zagrożenia związane z procesem oraz środki zapewniające jego prawidłową realizację. W przypadku zadań, dla których nie zostały opracowane procedury postępowania właściciel procesu upoważniony jest do ustalenia trybów postępowania w oparciu o kompetencje pracowników, zapewniających realizację zadania w warunkach nadzorowanych.
Księgi Zarządzania Procesami są emitowane przy pomocy programu komputerowego, w przyjętym jednolitym układzie graficznym. Dokumentacja procesu zapewnia jego realizację w warunkach nadzorowanych.
Opracowane zostały procedury systemowe dla wszystkich działalności procesu „Nadzorowanie i doskonalenie Systemu Zarządzania Jakością ISO 9001” jednolite dla całego Urzędu Miasta Katowice. Są one dostępne w komórkach organizacyjnych w wersji elektronicznej. Dokumenty systemowe zostały udostępnione do odczytu co oznacza, że nie można w nich dokonywać żadnych zmian, a za nadzór i ich aktualizację odpowiada Zespół ds. SZJ.
Odpowiedzialność i wymagania dotyczące sposobu redagowania, nadzorowania i ewidencji dokumentów SZJ są określone w procedurze „Nadzorowanie dokumentów Systemu Zarządzania Jakością".
Przy pomocy procedury „Nadzorowanie dokumentów Systemu Zarządzania Jakością” określony został tryb postępowania przy tworzeniu, przeglądzie, aktualizowaniu i zatwierdzaniu dokumentacji wymaganej w Systemie.
Zgodnie z Instrukcją „Sposób nadzorowania i ewidencji dokumentów Systemu Zarządzania Jakością” wprowadzono dla każdego dokumentu SZJ kartę ewidencyjną, w której dokonuje się zapisów pozwalających na ustalenie, ile egzemplarzy danego dokumentu zostało wydrukowanych i gdzie zostały przekazane.
Zapewnia się, że wszystkie wersje dokumentacji systemowej są aktualne oraz dostępne dla pracowników Urzędu Miasta Katowice. Osoba wprowadzająca dokumentację w danej komórce organizacyjnej zgodnie z poleceniem kierownika, zobowiązana jest do wycofania egzemplarzy zdezaktualizowanych.
Struktura i układ procesów w poszczególnych komórkach organizacyjnych pozwala na prowadzenie stałego nadzoru nad zapisami, które dokumentują zgodność z wymaganiami oraz skuteczność funkcjonowania Systemu Zarządzania Jakością.
W Urzędzie Miasta Katowice, oprócz wymienionych wyżej dokumentów funkcjonują wewnętrzne akty regulujące organizację i zasady jego działania, opracowane w oparciu o obowiązujące akty prawa powszechnego. Nadzorowanie aktów zewnętrznych oraz wewnętrznych zapewnia proces „Dostosowywanie działalności Wydziałów do obowiązujących regulacji prawnych”, który poprzez sterowanie procesem opracowania aktów wewnętrznych gwarantuje sprawne funkcjonowanie Urzędu Miasta Katowice oraz spełnienie wymagań.
Strukturę organizacyjną oraz podział zadań określa Regulamin Organizacyjny Urzędu Miasta Katowice przyjęty zgodnie z zapisami ustawy o samorządzie gminnym. Szczegółowy zakres działań poszczególnych komórek organizacyjnych i samodzielnych stanowisk pracy wprowadzony został Zarządzeniem Prezydenta Miasta Katowice. Instrukcja Kancelaryjna określająca zasady i tryb wykonywania czynności kancelaryjnych, zapewnia jednolity sposób tworzenia, ewidencjonowania i przechowywania oraz ochronę przed uszkodzeniem, zniszczeniem bądź utratą dokumentów i zapisów w Urzędzie Miasta Katowice. Dla zapewnienia stałego nadzoru nad zapisami, zgodnie z wymaganiami Systemu Zarządzania Jakością i Instrukcją Kancelaryjną opracowano również procedurę „Nadzorowanie dokumentów w Urzędzie Miasta”, która wchodzi w skład procedur systemowych jednolitych dla całego Urzędu Miasta Katowice.
Urząd Miasta Katowice zapewnia, że prowadzony jest nadzór nad wszystkimi procesami zlecanymi na zewnątrz, tj, wykonywanymi przez dostawców, w ramach zadań realizowanych przez komórki organizacyjne. Procesy zlecane na zewnątrz związane są z wykonaniem m. in. następujących usług:
- wykonanie opracowań planistycznych i studyjnych,
- tłumaczenia,
- wykonanie wyceny wartości nieruchomości oraz nakładów inwestycyjnych i wyposażenia,
- dokumentacja geodezyjna,
- wykonanie usług geodezyjno-kartograficznych,
- roboty geodezyjne,
- dokumentacja planistyczna dotycząca planowania przestrzennego,
- dokumentacja projektowa i kosztorysowa,
- organizacja cateringów,
- nadzór i realizacja procesu inwestycyjnego,
- realizacja remontów w budynkach,
- szkolenia,
- organizowanie imprez strategicznych, sportowo-rekreacyjnych, kulturalnych i promocyjnych,
- upowszechnianie kultury fizycznej, sportu i turystyki,
- publikacje i ogłoszenia oraz materiały promocyjne,
- usługi radiowe, telewizyjne i filmowe,
- profilaktyka i promocja zdrowia,
- pomoc dla osób uzależnionych oraz ich rodzin,
- zadania w ramach Programu współpracy miasta Katowice z organizacjami pozarządowymi,
- przedsięwzięcia kulturalne,
- utrzymanie i nadzór schroniska dla bezdomnych zwierząt,
- utrzymywanie szaletów miejskich,
- konserwacja, serwis oraz utylizacja sprzętu komputerowego,
- usługi serwisowe central telefonicznych,
- usługi dostępu do internetu,
- usługi serwisowe oprogramowania komputerowego,
- wzorcowanie sprzętu kontrolno-pomiarowego,
- profilaktyczne badania lekarskie pracowników,
- usługi maklerskie,
- obsługa prawna,
- usługi potrzebne do przeprowadzenia kwalifikacji wojskowej.
Rodzaj i zakres prowadzonego nadzoru nad procesem zleconym zależy od wagi i jego wpływu na jakość wykonywanego zadania dla klienta. Właściciele procesów, w ramach swoich kompetencji, odpowiadają za ustalenie sposobu nadzoru, kryteriów wyboru dostawcy i oceny wykonania zleconego zadania, wytypowanie osoby odpowiedzialnej z Urzędu, monitorowanie zgodności wykonania na podstawie uzyskanych wyników etapów realizacji zamówienia, oraz końcowy odbiór .
Dostawcy wymienionych usług są wyłaniani w trybach obowiązujących w Urzędzie. Zawarta umowa/zamówienie na świadczenie usługi zewnętrznej specyfikuje między innymi: zakres, terminy weryfikacji poszczególnych etapów i zakończenia wykonania oraz sposoby dokumentowania, kwoty, sposób rozliczenia z dostawcą.
Usługi te nadzorowane są przez wyznaczonych pracowników merytorycznych komórek organizacyjnych urzędu, koordynujących działania realizowane w ramach zawartej umowy/zamówienia. W sytuacji wystąpienia nieprawidłowości podejmowane jest odpowiednie postępowanie, zgodnie z procedurą systemową UM-1/2 Nadzorowanie niezgodności.