Księga Jakości – Odpowiedzialność kierownictwa
System Zarządzania Jakością wg ISO 9001
Wydanie nr 19, data 9.05.2017 r.

Dając wyraz swojego zaangażowania w zapewnienie sprawnego funkcjonowania Systemu Zarządzania Jakością oraz ciągłe doskonalenie jego skuteczności, Prezydent Miasta Katowice bierze odpowiedzialność za realizację postanowień Polityki Jakości. Polityka Jakości jest zgodna z aktami prawnymi regulującymi działalność jednostek samorządu terytorialnego oraz przyjętymi przez Radę Miasta Katowice uchwałami i programami działań.
Podstawowym dokumentem, który określa ustrój wspólnoty samorządowej Katowic jest jej Statut powołany uchwałą Rady Miasta Katowice, a ogłoszony w Dzienniku Urzędowym Wojewody. W statucie Miasta Katowic znajdują się zapisy mówiące m. in. o celach i zadaniach miasta, jego władzach oraz posiadanym mieniu i prowadzonej gospodarce finansowej. Statut zawiera ponadto załączniki:
- Mapę obszaru Katowic,
- Odznaki Miasta Katowice /herb, flaga, hejnał/
- Regulamin Rady Miasta Katowice,
- Zasady i tryb działania Komisji Rewizyjnej
Reprezentantem zbiorowych interesów wspólnoty samorządowej jest Rada Miasta Katowice – organ stanowiący i kontrolny miasta. Organizację wewnętrzną oraz zasady i tryb pracy Rady w tym jej komisji, określa „Regulamin Rady Miasta Katowice” stanowiący załącznik do Statutu Miasta Katowice. Radni obowiązani są kierować się dobrem wspólnoty samorządowej. Radni utrzymują stałą więź z mieszkańcami oraz ich organizacjami, a w szczególności przyjmują zgłoszenie przez mieszkańców postulaty i przedstawiają je organom do rozpatrzenia, nie są jednak związani instrukcjami wyborców.
Organem wykonawczym miasta jest Prezydent, wykonujący również zadania starosty. Prezydent kieruje bieżącymi sprawami miasta oraz reprezentuje miasto na zewnątrz. Prezydent wykonuje uchwały Rady Miasta oraz wydaje rozstrzygnięcia, w szczególności w formie zarządzeń, decyzji administracyjnych lub postanowień. Prezydent wykonuje uchwały Rady Miasta i zadania miasta określone przepisami prawa. Do zadań Prezydenta należy w szczególności:
- przygotowanie projektów uchwał Rady Miasta,
- określenie sposobu wykonania uchwał,
- gospodarowanie mieniem komunalnym,
- wykonywanie budżetu,
- zatrudnianie i zwalnianie kierowników miejskich jednostek organizacyjnych.
Prezydent wykonuje swoje zadania przy pomocy Urzędu Miasta Katowice oraz jednostek organizacyjnych miasta. Prezydent jest kierownikiem Urzędu, zwierzchnikiem pracowników Urzędu i kierowników miejskich jednostek organizacyjnych oraz zwierzchnikiem miejskich służb, inspekcji i straży. Prezydent Miasta jest jednocześnie organem wykonawczym gminy oraz sprawuje funkcję starosty i inne funkcje wynikające z przepisów, organem w postępowaniu administracyjnym, organem podatkowym, zwierzchnikiem powiatowych służb, inspekcji i straży stanowiących powiatową administracje zespoloną w zakresie:
- powoływania i odwoływania kierowników tych jednostek w uzgodnieniu z wojewodą, a także wykonywania wobec nich czynności w sprawach z zakresu prawa pracy, jeżeli przepisy szczególne nie stanowią inaczej,
- zatwierdzania programów ich działania,
- uzgadniania wspólnych działań tych jednostek na obszarze powiatu,
- kierowania w sytuacjach szczególnych wspólnymi działaniami tych jednostek,
- zlecania w uzasadnionych przypadkach przeprowadzania kontroli.
Prezydent wykonuje uprawnienia zwierzchnika służbowego w stosunku do pracowników Urzędu Miasta Katowice oraz kierowników jednostek organizacyjnych.
Podział kompetencji w zakresie nadzoru nad działalnością komórek organizacyjnych Urzędu Miasta i jednostek organizacyjnych miasta pomiędzy Prezydentem a Wiceprezydentami, Skarbnikiem Miasta i Sekretarzem Miasta określa Zarządzenie Wewnętrzne Prezydenta Miasta Katowice.
Do zadań Skarbnika Miasta Katowice należy w szczególności prowadzenie spraw związanych z prawidłową gospodarką finansową miasta w tym: przygotowywanie podstawowych założeń do projektu budżetu, w tym zbieranie materiałów i opracowywanie projektu budżetu miasta, a także przygotowywanie informacji o wykonaniu budżetu miasta. Ponadto nadzór nad realizacją i wykonaniem budżetu miasta oraz przestrzeganiem dyscypliny finansowej, wykonywanie obowiązków głównego księgowego budżetu zgodnie z ustawą o finansach publicznych i kontrasygnowanie oświadczeń woli składnych w imieniu miasta oraz koordynowanie współpracy podległych komórek organizacyjnymi Urzędu.
Do zadań Sekretarza Miasta Katowice należy w szczególności sprawowanie nadzoru nad funkcjonowaniem komórek organizacyjnych Urzędu w zakresie przygotowywania materiałów na posiedzenie komisji Rady, terminowego przygotowywania i przekazywania do Biura Rady Miasta projektów uchwał wnoszonych przez Prezydenta. Ponadto przygotowywanie dla Rady informacji z działalności Prezydenta w okresie między sesjami Rady. A także koordynowanie współpracy nadzorowanych komórek organizacyjnych i jednostek organizacyjnych oraz dysponowanie środkami budżetowymi miasta, i inne zadania zlecone przez Prezydenta.
Do zadań kierowników komórek organizacyjnych należy w szczególności organizacja pracy kierowanych przez nich komórek, przygotowywanie projektów schematów organizacyjnych, szczegółowych zakresów czynności pracowników i kontrola wykonywania zadań przez pracowników, a także ponoszą odpowiedzialność za właściwe i terminowe wykonywanie powierzonych zadań zgodnie z prawem, organizacją i skutecznością działania oraz za realizację zarządzeń, decyzji i poleceń służbowych Prezydenta. Jednocześnie odpowiadają w ramach swoich kompetencji za prawidłowość merytoryczną, finansową i formalno-prawną oraz legalność i celowość wykonywanych zadań i przygotowywanych przez kierowaną komórkę organizacyjną dokumentów, wniosków, opinii i rozstrzygnięć oraz przygotowują propozycję do projektu budżetu miasta oraz wykonują budżet i składają sprawozdania z jego wykonania zgodnie z obowiązującą procedurą i zasadami. Ponadto ponoszą odpowiedzialność za naruszenie dyscypliny budżetowej, w tym w szczególności za realizowanie wydatków zaplanowanych w budżecie miasta, a także ponoszą odpowiedzialność za stosowanie zasad i procedur wynikających z ustawy o zamówieniach publicznych przy wykonywaniu budżetu miasta.
Kierownicy komórek organizacyjnych organizują i podejmują działania związanych z udostępnianiem informacji publicznej, przygotowują informacje na posiedzenia komisji Rady i projekty zarządzeń Prezydenta Miasta Katowice, zarządzenia wewnętrzne Prezydenta Miasta Katowice oraz projekty uchwał Rady Miasta Katowice w zakresie działania kierowanej komórki organizacyjnej. Jednocześnie prowadzą w imieniu Prezydenta postępowania administracyjne i opracowują rozstrzygnięcia w sprawach indywidualnych z zakresu administracji publicznej, a także pełnią nadzór merytoryczny nad jednostkami organizacyjnymi zgodnie z decyzjami Prezydenta. Ponadto organizują i podejmują działania w celu ochrony systemów i sieci teleinformatycznych, danych osobowych, informacji niejawnych oraz innych tajemnic prawnie chronionych, prowadzą sprawy z zakresu obronności kraju w tym obrony cywilnej, ochrony przeciwpożarowej oraz bezpieczeństwa w zakresie ustalonym odrębnymi przepisami oraz sprawy związane z wykonywaniem przez Prezydenta funkcji zwierzchnika służb, inspekcji i straży stanowiących powiatową administrację zespoloną.
Kierownicy komórek organizacyjnych ponoszą odpowiedzialność za przestrzeganie regulaminów i instrukcji wewnętrznych przez pracowników kierowanej komórki organizacyjnej, przedstawiają stanowiska w sprawach skarg i wniosków dotyczących zakresu działania komórki organizacyjnej, którą kierują, lub jednostek organizacyjnych które nadzorują. Jednocześnie współpracują z innymi komórkami organizacyjnymi Urzędu lub organizacjami spoza Urzędu w celu realizacji zadań wynikających z zakresu działania komórki organizacyjnej, współdziałają z właściwymi organami administracji rządowej oraz wykonują kontrole funkcjonalne w zakresie działania komórki.
Do zadań kierowników komórek organizacyjnych w zakresie nadzoru nad jednostkami organizacyjnymi należy w szczególności sprawowanie nadzoru merytorycznego nad działalnością jednostek organizacyjnych w zakresie realizacji zadań statutowych i regulaminowych, realizacji gospodarki finansowej pod względem gospodarności, celowości, rzetelności, wykonywania budżetu, prawidłowości gospodarowania powierzonym mieniem, zgodności wykonywanych zadań z obowiązującymi przepisami prawa, realizacji zaleceń i wniosków pokontrolnych z przeprowadzanych kontroli przez uprawnione jednostki lub służby, realizacji zarządzeń Prezydenta Miasta Katowice, prawidłowości i terminowości realizacji uchwał i programów określonych przez Radę Miasta Katowice.
Ponadto monitorowanie prawidłowości realizacji procesu inwestycyjnego w zakresie rzeczowym, na etapie projektu i realizacji zadania inwestycyjnego, a także współpracy z komórkami organizacyjnymi Urzędu oraz jednostkami organizacyjnymi na każdym etapie realizacji tego procesu oraz przeprowadzanie w nadzorowanych jednostkach organizacyjnych kontroli zarządczej w zakresie określonym odrębnym zarządzeniem Prezydenta.
Kierownicy komórek organizacyjnych odpowiedzialni są przed Prezydentem, wiceprezydentami, Sekretarzem Miasta oraz Skarbnikiem Miasta za prawidłowe i sprawne wykonywanie zadań wynikających z obowiązujących przepisów, a także za należyte wykonywanie poleceń służbowych.
Wzajemne relacje pomiędzy pracownikami wynikające ze struktury organizacyjnej są określone w procedurach Systemu Zarządzania Jakością. Pracownicy posiadają zatwierdzone przez kierowników komórek organizacyjnych zakresy czynności określające przynależne im zadania, posiadane upoważnienia i ponoszoną odpowiedzialność, a jednocześnie zawierające zapis mówiący o pełnieniu zastępstwa. Odpowiedzialność i uprawnienia stanowisk objętych Systemem Zarządzania Jakością są określone dla wykonawców i kontrolujących zadanie również w kartach Zadań/Uprawnień/Odpowiedzialności stanowiących integralną część Księgi Zarządzania Procesami.
Działalność organów miasta jest jawna, ograniczenia jawności mogą wynikać wyłącznie z ustaw. Jawność działania organów miasta obejmuje w szczególności prawa obywateli do uzyskania informacji, wstępu na sesje Rady i posiedzenia komisji Rady, a także dostępu do dokumentów wynikających z wykonywania zadań publicznych.
Do publicznego wglądu w siedzibie Urzędu Miasta Katowice oraz na jego stronie internetowej udostępnia się w szczególności:
- uchwały Rady, protokoły z sesji i posiedzeń komisji Rady,
- zarządzenia Prezydenta oraz uchwały i protokoły z posiedzeń byłego Zarządu Miasta Katowice,
- inne dokumenty zawierające informacje o wykonywaniu zadań publicznych.
Udostępnienie dokumentu następuje na wniosek zainteresowanego złożony ustnie lub pisemnie, a w razie niemożności niezwłocznego wglądu do dokumentu, ustala się stosowny termin, nie dłuższy niż 14 dni.
Udostępnianie dokumentów odbywa się z uwzględnieniem ochrony danych osobowych i informacji niejawnych wynikających z odrębnych przepisów w obecności pracownika Urzędu Miasta Katowice.
Zarządzeniem Prezydenta Miasta Katowice wprowadzona została procedura udostępniania informacji publicznych w komórkach organizacyjnych Urzędu Miasta Katowice.
Polityka Jakości Urzędu Miasta Katowice przyjęta zarządzeniem wewnętrznym Prezydenta Miasta Katowice, realizowana jest na poszczególnych szczeblach zarządzania, w procesach przebiegających w Urzędzie. Jednocześnie zapewniono środki do wykonywania i weryfikacji celów wynikających z Polityki Jakości.
Pracownicy Urzędu Miasta zostali zapoznani z treścią Polityki poprzez:
- rozpowszechnienie tekstu w każdej komórce organizacyjnej Urzędu,
- wywieszenie tekstu na tablicach informacyjnych,
- umieszczenie treści Polityki Jakości na stronie internetowej Urzędu,
- przeprowadzenie rozmów informacyjnych przez kierowników komórek organizacyjnych.
Ponadto zobowiązano pracowników do realizowania założeń przyjętej Polityki oraz działania w ramach Systemu Zarządzania Jakością na swoich stanowiskach pracy.
Sposób realizacji Polityki Jakości oraz jej aktualność jest sprawdzana raz w roku w ramach przeprowadzanego przeglądu Systemu Zarządzania Jakością przez kierownictwo Urzędu Miasta Katowice. Za nadzór nad Polityką Jakości odpowiedzialny jest Pełnomocnik ds. SZJ.
System Zarządzania Jakością Urzędu Miasta Katowice zgodny z normą ISO 9001 zapewnia spełnienie wymagań dotyczących jakości w zakresie usług świadczonych na rzecz klienta zewnętrznego oraz wewnętrznego. Udokumentowane procedury określają właściwy sposób realizacji poszczególnych działalności z zakresu Systemu Zarządzania Jakością, w tym sporządzanie planów. Służąca opracowaniu dokumentacji metoda procesowa zapewnia uregulowanie powiązań pomiędzy kolejnymi etapami świadczenia usługi. Wynikające z przyjętej Polityki Jakości cele jakości są mierzalne, podlegają ocenie ze względu na stopień realizacji.
Ponadto przyjęto założenie, że wszystkie uregulowane tryby postępowania podlegają stałemu monitorowaniu oraz doskonaleniu, m. in. poprzez wprowadzenie działań zapobiegawczych i korygujących. Właściciele procesów mają za zadanie zapewnić zasoby niezbędne do wykonywania nałożonych na komórkę organizacyjną Urzędu Miasta Katowice obowiązków. Podczas realizacji zadań utrzymywana jest integralność Systemu Zarządzania Jakością.
Planowanie jakości świadczonych usług polega na właściwym określeniu trybu postępowania w określonych procesach. Wszystkie procesy zebrane zostały w formie Macierzy procesów stanowiącej podstawę do planowania programu auditów wewnętrznych. Macierz procesów stanowi załącznik do Księgi Jakości.
Osobą odpowiedzialną w Urzędzie Miasta Katowice za nadzór nad utrzymaniem i doskonaleniem skuteczności Systemu Zarządzania Jakością zgodnego z ISO 9001 jest Pełnomocnik ds. SZJ powołany Zarządzeniem Prezydenta Miasta Katowice.
Do zadań Pełnomocnika ds. SZJ należy:
- nadzór nad utrzymywaniem Systemu,
- przedstawianie Prezydentowi sprawozdań i potrzeb dotyczących funkcjonowania i doskonalenia Systemu Zarządzania Jakością,
- upowszechnienie w Urzędzie Miasta Katowice świadomości dotyczącej wymagań klienta.
Jednocześnie powołany został Zarządzeniem wewnętrznym Prezydenta Miasta Katowice Zespół ds. Systemu Zarządzania Jakością podlegający bezpośrednio Pełnomocnikowi ds. SZJ. Zadaniem Zespołu jest:
- nadzór nad prawidłowością procedur Systemu Zarządzania Jakością w Urzędzie Miasta Katowice,
- czuwanie nad prawidłowym funkcjonowaniem Systemu Zarządzania Jakością w komórkach organizacyjnych Urzędu Miasta oraz stosowaniem się do wymagań zapisanych w dokumentach,
- opracowywanie programu zadań dotyczących doskonalenia Systemu Zarządzania Jakością w Urzędzie Miasta Katowice,
- czuwanie nad realizacją zadań wynikających z doskonalenia Systemu Zarządzania Jakością w komórkach organizacyjnych Urzędu Miasta.
Tryb organizacji i prowadzenia posiedzeń oraz wydawania Zarządzeń Prezydenta Miasta Katowice określa Zarządzenie wewnętrzne Prezydenta Miasta Katowice. Prezydent wydaje zarządzenia we wszystkich sprawach publicznych o znaczeniu lokalnym określonych przepisami prawa oraz uchwałami Rady Miasta Katowice. Uzgodnienie treści zarządzenia oraz jego akceptacja przez Prezydenta następuje na posiedzeniu, w obecności kierownika merytorycznej komórki organizacyjnej oraz Wiceprezydenta nadzorującego jej pracę. W posiedzeniu uczestniczy również według dyspozycji Prezydenta: Skarbnik Miasta Katowice, Sekretarz Miasta Katowice, ewentualnie inne zaproszone osoby.
Informację z działalności Prezydenta dla Rady Miasta Katowice, w okresie między sesjami przygotowuje Sekretarz Miasta Katowice.
Ponadto odbywają się spotkania Prezydenta z kierownikami komórek organizacyjnych dla omówienia najważniejszych kwestii związanych z prowadzoną działalnością.
Kierownicy komórek organizacyjnych organizują spotkania z kierownikami Referatów lub pracownikami, w czasie których przedstawiana jest ocena bieżącej sytuacji oraz stopień realizacji prowadzonych spraw.
Dokonując oceny stopnia realizacji zadań wykonywanych w ramach Systemu Zarządzania Jakością Pełnomocnik ds. Systemu Zarządzania Jakością przegląda wskaźniki dotyczące skuteczności procesu określając widoczne trendy czy tendencje. Ocenę skuteczności poszczególnych procesów zapewnia również przygotowywany i realizowany roczny plan auditów wewnętrznych.
Dla dokonania oceny funkcjonowania Systemu Zarządzania Jakością w Urzędzie Miasta Katowice oraz realizacji przyjętej Polityki Jakości co najmniej raz w roku przeprowadzane są przeglądy SZJ przez kierownictwo.
Przeglądy planowane są przez Pełnomocnika ds. SZJ, który wraz z Zespołem ds. SZJ opracowuje raport biorąc pod uwagę:
- wyniki auditów,
- informacje od klientów,
- dane dotyczące funkcjonowania procesów oraz zgodność świadczonych usług
- status działań zapobiegawczych i korygujących,
- działania podjęte w następstwie poprzednich przeglądów,
- informacje dotyczące zmian, które mogą wpłynąć na System Zarządzania Jakością,
- zgłoszone propozycje działań doskonalących System Zarządzania Jakością.
Po przeprowadzonym przeglądzie Pełnomocnik ds. SZJ oraz Zespół ds. SZJ zgodnie z wytycznymi Prezydenta Miasta Katowice opracowują program zadań odnośnie podwyższania skuteczności Systemu Zarządzania Jakością jego procesów oraz doskonalenia świadczonych usług, wykazując przy tym konieczne zasoby i środki do ich realizacji.