​W dniu 20 października 2010 roku firma Polski Rejestr Statków S.A. przeprowadziła w Urzędzie Miasta Katowice audit w nadzorze, mający na celu sprawdzenie zgodności systemu zarządzania z wymaganiami nowego wydania normy ISO 9001:2008.
Szczegółowymi celami powyższego auditu była:
- ocena spełnienia wymagań dotyczących certyfikacji zgodnie z normą ISO 9001:2008 dotyczącą systemu zarządzania,
- ocena zgodność z wymaganiami wynikającymi z umów,
- ocena doskonalenie systemu zarządzania,
- ocena możliwości i kompetencji do prowadzenia działalności w zadeklarowanym zakresie.
Audyt został przeprowadzony zgodnie z dokumentami Biura Certyfikacji Polskiego Rejestru Statków S.A. na zasadzie próbkowania działań związanych z zakresem certyfikacji.
W trakcie auditu ocenie podlegały: Księga Jakości, Polityka Jakości, procedury systemowe Urzędu Miasta Katowice, w tym m.in. działania korygujące i zapobiegawcze oraz wybrane przez auditorów zewnętrznych procesy w komórkach organizacyjnych Urzędu Miasta Katowice.
Auditem zostały objęte następujące komórki organizacyjne Urzędu Miasta Katowice:
- Wydział Organizacji i Zarządzania,
- Biuro Praw Jazdy i Rejestracji Pojazdów,
- Biuro Zamówień Publicznych,
- Wydział Budynków i Dróg,
- Wydział Działalności Gospodarczej.
Przeprowadzona analiza dokumentów systemu zarządzania potwierdziła, że:
- system zarządzania jest utrzymywany i doskonalony zgodnie z wymaganiami normy ISO 9001:2008 oraz innymi mającymi zastosowanie wymaganiami
- najwyższe kierownictwo przyjęło i zapewniło realizację polityki jakości,
- procesy podstawowe i pomocnicze zostały zidentyfikowane,
- określono wzajemne powiązania pomiędzy procesami i metody zapewniające skuteczne nadzorowanie procesów,
- określono kryteria i metody dla zapewnienia skuteczności przebiegu i nadzorowania procesów,
- dostępne są zasoby i informacje niezbędne do wspomagania przebiegu i monitorowania procesów,
- procesy są monitorowane, mierzone i analizowane,
- wdrożone są działania do ciągłego doskonalenia procesów i systemu zarządzania.
Jednocześnie wskazano na silne strony organizacji, którymi są:
- nadzór nad spoistością i aktualnością dokumentacji systemowej,
- podejście procesowe w planowaniu i realizacji auditów wewnętrznych,
- bardzo wysoki poziom kompetencji i zaangażowania zespołu ds. wdrożenia i utrzymania Systemu Zarządzania Jakością,
- realizacja usługi na wysokim poziomie skuteczności, czego dowodem stosunkowo mała liczba skarg i reklamacji.
Ponadto auditorzy określili obszary do doskonalenia, przekazując je jako własne obserwacje i spostrzeżenia. Na podstawie danych pozyskanych w trakcie auditu zostanie opracowany Program działań doskonalących. Działania zawarte w powyższym programie zostaną zrealizowane przez Zespół ds. Systemu Zarządzania Jakością oraz wyznaczonych kierowników komórek organizacyjnych Urzędu Miasta Katowice.
Na spotkaniu podsumowującym auditorzy ocenili pozytywnie funkcjonowanie Systemu Zarządzania Jakością w Urzędzie Miasta Katowice, realizację Polityki Jakości i wprowadzone działania doskonalące, wskazując na podnoszenie skuteczności systemu zarządzania w zakresie wymagań normy ISO 9001:2008.
W raporcie z auditu z dnia 20.10.2010 roku auditorzy Polskiego Rejestru Statków S.A. zapisali, że w związku z tym, że nie stwierdzono niezgodności wnioskują o wydanie nowego certyfikatu na zgodność systemu zarządzania z wymaganiami nowego wydania normy ISO 9001:2008 z zachowaniem dotychczasowego okresu ważności tj. do dnia 20 maja 2011 roku.