W dniu 4 maja 2015 roku firma Polski Rejestr Statków S.A. przeprowadziła w Urzędzie Miasta Katowice audit nadzoru, mający na celu sprawdzenie zgodności Systemu Zarządzania Jakością Urzędu Miasta Katowice z wymaganiami normy ISO 9001:2008.
Szczegółowymi celami auditu były:
- ocena spełnienia wymagań normy ISO 9001:2008 dotyczącej systemu zarządzania organizacji,
- ocena spełnienia wymagań dotyczących certyfikacji określonych przez Polski Rejestr Statków S.A.,
- ocena zdolności systemu zarządzania do zapewnienia, że organizacja klienta spełnia mające zastosowanie wymagania umów, przepisów prawnych i innych,
- ocena skuteczności utrzymania i doskonalenia systemu zarządzania,
- ocena zdolności do ciągłej realizacji ustanowionej polityki i osiągania celów,
- identyfikacji obszarów potencjalnego doskonalenia.
Zakres auditu obejmował ocenę systemu zarządzania powiązanego z działalnością organizacji określoną w zakresie certyfikacji oraz poszczególnymi lokalizacjami oddziałów, zgodnie z „Powołaniem zespołu auditorów” oraz „Planem auditu”.
Audit został przeprowadzony zgodnie z dokumentami Biura Certyfikacji Systemów Zarządzania Polskiego Rejestru Statków S.A. w tym m. in. „Zasadami certyfikacji” oraz procedurami certyfikacji systemu zarządzania, na zasadzie próbkowania działań Urzędu Miasta Katowice związanych z zakresem certyfikacji i zakresem auditu.
W trakcie auditu ocenie podlegały: Księga Jakości, Polityka Jakości, procedury systemowe Urzędu Miasta Katowice, w tym m.in. działania korygujące i zapobiegawcze oraz wybrane przez auditorów zewnętrznych procesy w komórkach organizacyjnych Urzędu Miasta Katowice.
Auditem zostały objęte następujące komórki organizacyjne Urzędu Miasta Katowice:
- Wydział Organizacji i Zarządzania,
- Wydział Planowania Przestrzennego,
- Wydział Polityki Społecznej,
- Wydział Podatków i Opłat Lokalnych,
- Wydział Zarządzania Kryzysowego,
- Wydział Kształtowania Środowiska,
- Wydział Administracyjny,
- Wydział Rozwoju Miasta,
- Wydział Budżetu Miasta,
- Wydział Edukacji,
- Wydział Informatyki,
- Wydział Księgowo-Rachunkowy,
- Wydział Gospodarki Mieniem,
- Biuro Prasowe,
- Biuro Rady Miasta,
- Biuro Zamówień Publicznych,
- Biuro Projektu Przebudowy Centrum Katowic,
- Wieloosobowe Samodzielne Stanowisko ds. BHP,
- Pełnomocnik Prezydenta ds. Ochrony Informacji Niejawnych,
- Pełnomocnik Prezydenta ds. Imprez Strategicznych.
Audit dostarczył dowodów, że System Zarządzania Urzędu Miasta Katowice jest utrzymywany i doskonalony, zgodnie z wymaganiami normy ISO 9001:2008 oraz innymi mającymi zastosowanie wymaganiami. W audicie nie stwierdzono niezgodności.
Ponadto stwierdzono, że najwyższe kierownictwo przyjęło i zapewniło realizację polityki jakości, procesy podstawowe i pomocnicze zostały zidentyfikowane, określono wzajemne powiązania pomiędzy procesami i metody zapewniające skuteczne nadzorowanie procesów.
Określono kryteria i metody dla zapewnienia skuteczności przebiegu i nadzorowania procesów, dostępne są zasoby i informacje niezbędne do wspomagania przebiegu i monitorowania procesów, procesy są monitorowane, mierzone i analizowane, wdrożone są działania do doskonalenia procesów i systemu zarządzania.
Jednocześnie wskazano na silne strony Urzędu Miasta Katowice; są to:
- zapewnienie aktualności dokumentacji Systemu Zarządzania Jakością,
- przeprowadzona w trakcie auditów wewnętrznych analiza zagrożeń oraz środków zapewniających prawidłową realizację procesów Systemu Zarządzania Jakością,
- ocena dostawców usług szkoleniowych,
- znajomość Polityki Jakości i celów jakości dla poszczególnych komórek organizacyjnych,
- zaangażowanie Zespołu ds. Systemu Zarządzania Jakością w doskonalenie systemu.
Ponadto auditorzy określili, w formie obserwacji, obszar do doskonalenia. Na podstawie danych pozyskanych w trakcie auditu zostanie opracowany Program działań doskonalących. Działania zawarte w powyższym programie zostaną zrealizowane przez Zespół ds. Systemu Zarządzania Jakością ISO 9001 oraz wyznaczonych kierowników komórek organizacyjnych Urzędu Miasta Katowice.
Na spotkaniu podsumowującym auditorzy ocenili pozytywnie funkcjonowanie systemu zarządzania w Urzędzie Miasta Katowice, realizację Polityki Jakości i wprowadzone działania doskonalące, a także nadzorowanie dokumentów Systemu Zarządzania Jakością ISO 9001.
W raporcie z auditu Nr NC-0419/P14 z dnia 4.05.2015 roku auditorzy Polskiego Rejestru Statków S.A. w związku z brakiem stwierdzonych niezgodności, zarekomendowali utrzymanie ważności certyfikatu. Posiadany przez Urząd Miasta Katowice certyfikat obowiązuje do dnia 19 maja 2017 roku.