Jesteś tutaj: Urząd Miasta >> System Zarządzania Jakością >> Księga Jakości - Odpowiedzialność kierownictwa

Księga Jakości – Odpowiedzialność kierownictwa
System Zarządzania Jakością wg ISO 9001
Wydanie nr 13, data 29.04.2011r.

    Dając wyraz swojego zaangażowania w zapewnienie sprawnego funkcjonowania Systemu Zarządzania Jakością oraz ciągłe doskonalenie jego skuteczności, Prezydent Miasta Katowice bierze odpowiedzialność za realizację postanowień Polityki Jakości. Polityka Jakości jest zgodna z aktami prawnymi regulującymi działalność jednostek samorządu terytorialnego oraz przyjętymi przez Radę Miasta Katowice uchwałami i programami działań.

    Podstawowym dokumentem, który określa ustrój wspólnoty samorządowej Katowic jest jej Statut powołany uchwałą Rady Miasta Katowice, a ogłoszony w Dzienniku Urzędowym Wojewody. W statucie Miasta Katowic znajdują się zapisy mówiące  m.in. o celach i zadaniach miasta, jego władzach oraz posiadanym  mieniu i prowadzonej gospodarce finansowej. Statut zawiera ponadto załączniki:
-    Mapę obszaru Katowic,
-    Regulamin Rady Miasta Katowice,
-    Odznaki Miasta Katowice /herb, flaga, hejnał/
-    Zasady i tryb działania Komisji Rewizyjnej
Reprezentantem zbiorowych interesów mieszkańców jest Rada Miasta Katowice – organ stanowiący i kontrolny miasta. Organizację wewnętrzną oraz zasady i tryb pracy Rady określa „Regulamin Rady Miasta Katowice” stanowiący załącznik do Statutu Miasta Katowice. Radni reprezentują wyborców, przyjmują zgłaszane przez nich postulaty przedstawiając je następnie organom miasta do rozpatrzenia. Mają oni również prawo podejmowania działań interwencyjnych w imieniu mieszkańców.
Organem wykonawczym miasta oraz sprawującym funkcje starosty i inne funkcje wynikające z przepisów jest Prezydent Miasta Katowice. Prezydent kieruje bieżącymi sprawami miasta oraz reprezentuje miasto na zewnątrz. Prezydent wykonuje uchwały Rady Miasta. Do jego zadań należy w szczególności:
-    przygotowanie projektów uchwał Rady Miasta
-    określanie sposobu wykonywania uchwał
-    gospodarowanie mieniem komunalnym
-    wykonywanie budżetu
-    zatrudnianie i zwalnianie kierowników miejskich jednostek organizacyjnych.
Prezydent wykonuje swoje zadania przy pomocy Urzędu Miasta Katowice, którego jest kierownikiem. Pełni również funkcje zwierzchnika służbowego w stosunku do pracowników Urzędu Miasta Katowice i kierowników miejskich jednostek organizacyjnych oraz miejskich służb, inspekcji i straży. Prezydent Miasta jest jednocześnie organem w postępowaniu administracyjnym, organem podatkowym, zwierzchnikiem powiatowych służb, inspekcji i straży stanowiących powiatową administracje zespoloną w zakresie:
-    powoływania i odwoływania kierowników tych jednostek w uzgodnieniu z wojewodą
-    zatwierdzania programów ich działania
-    uzgadniania wspólnych działań tych jednostek na obszarze powiatu
-    kierowania w sytuacjach szczególnych wspólnymi działaniami tych jednostek
-    zlecania w uzasadnionych przypadkach przeprowadzania kontroli.
Podział kompetencji w zakresie nadzoru nad działalnością komórek organizacyjnych Urzędu Miasta i jednostek organizacyjnych miasta pomiędzy Prezydentem a Wiceprezydentami, Skarbnikiem Miasta i Sekretarzem Miasta określa Zarządzenie Wewnętrzne Prezydenta Miasta Katowice.
Do zadań Skarbnika Miasta Katowice należy w szczególności prowadzenie spraw związanych z prawidłową gospodarką finansową miasta w tym: przygotowywanie podstawowych założeń do projektu budżetu i przygotowywanie informacji o wykonaniu budżetu miasta za pierwsze półrocze oraz sprawozdania rocznego z wykonania budżetu. Ponadto nadzór nad realizacją i wykonaniem budżetu miasta oraz przestrzeganiem dyscypliny finansowej, wykonywanie obowiązków głównego księgowego budżetu zgodnie z ustawą o finansach publicznych i kontrasygnowanie oświadczeń woli składnych w imieniu miasta oraz nadzór i koordynowanie współpracy podległych komórek organizacyjnymi Urzędu.
    Do zadań Sekretarza Miasta Katowice należy w szczególności sprawowanie nadzoru nad funkcjonowaniem komórek organizacyjnych Urzędu w zakresie przygotowania materiałów na Komisje Rady i przedkładanie ich do zatwierdzenia Prezydentowi, terminowego przygotowywania i przekazywania do Biura Rady projektów uchwał wnoszonych przez Prezydenta, terminowego, merytorycznego przygotowywania odpowiedzi na wnioski i interpelacje radnych. Ponadto przygotowywanie dla Rady informacji z działalności Prezydenta w okresie między sesjami Rady, przygotowywanie materiałów dotyczących skarg na Prezydenta oraz kierowników jednostek organizacyjnych przekazywanych do rozpatrzenia przez Radę, dostarczanych do Biura Rady Miasta. Ponadto uzasadnia przygotowane propozycje rozstrzygnięć, pełni nadzór nad podległymi komórkami organizacyjnymi Urzędu i jednostkami organizacyjnymi oraz wykonuje inne zadania zlecone przez Prezydenta.
    Kierownicy komórek organizacyjnych Urzędu Miasta Katowice organizują pracę kierowanych przez siebie komórek, ustalają strukturę wewnętrzną, szczegółowe zakresy czynności pracowników i kontrolują wykonywanie zadań, przygotowują propozycje do projektu budżetu miasta, a następnie realizują budżet i składają sprawozdania z jego wykonania zgodnie z obowiązującą procedurą i zasadami,  a także organizują i podejmują działania związane z udostępnianiem informacji Publicznej. Ponadto przygotowują informacje na posiedzenia komisji Rady oraz projekty zarządzeń Prezydenta, zarządzeń wewnętrznych Prezydenta oraz projekty uchwał Rady w zakresie działania komórki organizacyjnej, prowadzą w imieniu Prezydenta postępowania administracyjne i opracowują rozstrzygnięcia w sprawach indywidualnych z zakresu administracji publicznej, a także organizują i podejmują działania w celu ochrony: systemów i sieci teleinformatycznych, danych osobowych, informacji niejawnych oraz innych tajemnic prawnie chronionych, prowadzą również sprawy z zakresu obronności kraju w tym obrony cywilnej, ochrony przeciwpożarowej oraz bezpieczeństwa  w zakresie ustalonym odrębnymi przepisami. Kierownicy komórek organizacyjnych Urzędu Miasta Katowice  prowadzą sprawy związane z wykonywaniem przez Prezydenta funkcji zwierzchnika służb, inspekcji i straży stanowiących zespoloną administrację powiatową, przedstawiają stanowiska w sprawach skarg i wniosków dotyczących zakresu działania kierowanej komórki organizacyjnej oraz przeprowadzają kontrole funkcjonalne w zakresie działania komórki.
    Kierownicy komórek organizacyjnych ponoszą odpowiedzialność za właściwe i terminowe wykonywanie powierzonych zadań, organizację i skuteczność działania oraz za realizację zarządzeń, decyzji i poleceń służbowych Prezydenta, a także za naruszenie dyscypliny budżetowej, w tym w szczególności za realizowanie wydatków zaplanowanych w budżecie Miasta i za stosowanie zasad i procedur wynikających z ustawy o zamówieniach publicznych przy wykonywaniu budżetu miasta. Ponadto ponoszą odpowiedzialność za przestrzeganie regulaminów i instrukcji wewnętrznych przez pracowników kierowanej komórki organizacyjnej, a także odpowiadają    w ramach swoich kompetencji za prawidłowość merytoryczną, finansową           i formalno-prawną oraz legalność i celowość wykonywanych zadań                     i przygotowywanych przez siebie dokumentów, wniosków, opinii                        i rozstrzygnięć.
    Kierownicy komórek organizacyjnych Urzędu Miasta Katowice współpracują z innymi komórkami organizacyjnymi Urzędu lub organizacjami spoza Urzędu w celu realizacji zadań wynikających z zakresu przedmiotowego funkcjonowania komórki, oraz współdziałają z właściwymi organami administracji rządowej.
Wzajemne relacje pomiędzy pracownikami wynikające ze struktury organizacyjnej są określone w procedurach Systemu Zarządzania Jakością. Pracownicy posiadają zatwierdzone przez kierowników komórek organizacyjnych zakresy czynności określające przynależne im zadania, posiadane upoważnienia i ponoszoną odpowiedzialność, a jednocześnie zawierające zapis mówiący o pełnieniu zastępstwa. Odpowiedzialność                         i uprawnienia stanowisk objętych Systemem Zarządzania Jakością są określone dla wykonawców i kontrolujących zadanie również w kartach Zadań/Uprawnień/Odpowiedzialności stanowiących integralną część Księgi Zarządzania Procesami.
W stosunku do pracowników Urzędu Miasta Katowice Prezydent Miasta Katowice wykonuje zadania zwierzchnika służbowego oraz decyduje o tworzeniu komórek organizacyjnych  i ich obsadzie personalnej.
Działalność organów miasta jest jawna w związku z powyższym mieszkańcy mogą uzyskać informacje wynikające z wykonywania przez miasto zadań publicznych oraz będące w posiadaniu Urzędu Miasta Katowice. Informacji publicznej udzielają kierownicy komórek organizacyjnych poprzez:
-    ogłaszanie informacji w tym dokumentów urzędowych na stronach  urzędowego publikatora teleinformatycznego Biuletynu Informacji Publicznej www.bip.um.katowice.pl,
-    umożliwienie wstępu na posiedzenia Rady Miasta Katowice lub udostępnianiu materiałów dokumentujących te posiedzenia,
-    na wniosek osoby zainteresowanej.
Do publicznego wglądu w siedzibie Urzędu Miasta Katowice udostępnia się w szczególności:
-    uchwały Rady, protokoły z sesji i posiedzeń Komisji Rady Miasta Katowice
-    Zarządzenia Prezydenta wraz z uzasadnieniem oraz uchwały i protokoły          z posiedzeń byłego Zarządu Miasta Katowice
-    Statuty i regulaminy jednostek organizacyjnych miasta
-    i inne dokumenty zawierające informacje o wykonaniu zadań publicznych.
Zarządzeniem Prezydenta Miasta Katowice wprowadzona została procedura udostępniania informacji publicznych w komórkach organizacyjnych Urzędu Miasta Katowice. Udostępnienie dokumentu urzędowego polega na umożliwieniu osobie zainteresowanej:
-    bezpośredniego wglądu do wskazanego przez nią dokumentu, w celu zapoznania się z jego treścią
-    sporządzenie notatek lub odpisów
-    żądanie potwierdzenia zgodności odpisu z oryginałem w sytuacji gdy jest to uzasadnione ważnym interesem prawnym.
Wgląd do dokumentu urzędowego odbywa się w komórce organizacyjnej, w której dokument jest przechowywany, w godzinach pracy, w obecności wyznaczonego pracownika. Ograniczenie lub odmowa udostępnienia informacji publicznej w całości lub części może wynikać z ustaw, w szczególności z:
-    ustawy o ochronie danych osobowych
-    ustawy o ochronie informacji niejawnych
-    ustawy - Ordynacja podatkowa
oraz ze względu na prywatność osoby fizycznej lub tajemnicę przedsiębiorcy. Odmowa udzielenia informacji  następuje w drodze decyzji wydawanej                     w imieniu Prezydenta Miasta Katowice przez kierowników komórek organizacyjnych Urzędu Miasta Katowice, której działania dotyczy postępowanie.
Polityka Jakości Urzędu Miasta Katowice przyjęta zarządzeniem wewnętrznym Prezydenta Miasta Katowice, realizowana jest na poszczególnych szczeblach zarządzania, w procesach przebiegających w Urzędzie. Jednocześnie zapewniono środki do wykonywania i weryfikacji celów wynikających z Polityki Jakości.
Pracownicy Urzędu Miasta zostali zapoznani z treścią Polityki poprzez:
-    rozpowszechnienie tekstu w każdej komórce organizacyjnej Urzędu,
-    wywieszenie tekstu na tablicach informacyjnych,
-    umieszczenie treści Polityki Jakości na stronie internetowej Urzędu,
-    przeprowadzenie rozmów informacyjnych przez kierowników komórek organizacyjnych.
Ponadto zobowiązano pracowników do realizowania założeń przyjętej Polityki oraz działania w ramach Systemu Zarządzania Jakością na swoich stanowiskach pracy.
    Sposób realizacji Polityki Jakości oraz jej aktualność jest sprawdzana raz w roku w ramach przeprowadzanego przeglądu Systemu Zarządzania Jakością przez kierownictwo Urzędu Miasta Katowice. Za nadzór nad Polityką Jakości odpowiedzialny jest Pełnomocnik ds. SZJ. Pełnomocnik ds. SZJ posiada dostęp do interpelacji, wniosków z komisji Rady Miasta Katowice oraz informacji z Biura Obsługi Mieszkańców, co umożliwia mu określenie aktualnych potrzeb i wymagań mieszkańców.
    System Zarządzania Jakością Urzędu Miasta Katowice zgodny z normą ISO 9001 zapewnia spełnienie wymagań dotyczących jakości w zakresie usług świadczonych na rzecz klienta zewnętrznego oraz wewnętrznego. Udokumentowane procedury określają właściwy sposób realizacji poszczególnych działalności z zakresu Systemu Zarządzania Jakością, w tym sporządzanie planów. Służąca opracowaniu dokumentacji metoda procesowa zapewnia uregulowanie powiązań pomiędzy kolejnymi etapami świadczenia usługi. Wynikające z przyjętej Polityki Jakości cele jakości są mierzalne, podlegają ocenie ze względu na stopień realizacji.
Ponadto przyjęto założenie, że wszystkie uregulowane tryby postępowania podlegają stałemu monitorowaniu oraz doskonaleniu, m.in. poprzez wprowadzenie działań zapobiegawczych i korygujących. Właściciele procesów mają za zadanie zapewnić zasoby niezbędne do wykonywania nałożonych na komórkę organizacyjną Urzędu Miasta Katowice obowiązków. Podczas realizacji zadań utrzymywana jest integralność Systemu Zarządzania Jakością.
Planowanie jakości świadczonych usług polega na właściwym określeniu trybu postępowania w określonych procesach. Wszystkie procesy zebrane zostały w formie Macierzy procesów stanowiącej podstawę do planowania programu auditów wewnętrznych. Macierz procesów stanowi załącznik do Księgi Jakości.
Osobą odpowiedzialną w Urzędzie Miasta Katowice za nadzór nad utrzymaniem i doskonaleniem skuteczności Systemu Zarządzania Jakością Systemu Zarządzania Jakością zgodnego z ISO 9001 jest Pełnomocnik ds. SZJ powołany Zarządzeniem Prezydenta Miasta Katowice.
Do zadań Pełnomocnika ds. SZJ należy:
-    nadzór nad utrzymywaniem Systemu,
-    przedstawianie Prezydentowi sprawozdań i potrzeb dotyczących funkcjonowania i doskonalenia Systemu Zarządzania Jakością,
-    upowszechnienie w Urzędzie Miasta Katowice świadomości dotyczącej wymagań klienta.
Jednocześnie powołany został Zarządzeniem wewnętrznym Prezydenta Miasta Katowice Zespół ds. Systemu Zarządzania Jakością podlegający bezpośrednio Pełnomocnikowi ds. SZJ. Zadaniem Zespołu jest:
-    nadzór nad prawidłowością procedur Systemu Zarządzania Jakością               w Urzędzie Miasta Katowice,
-    czuwanie nad prawidłowym funkcjonowaniem Systemu Zarządzania Jakością w komórkach organizacyjnych Urzędu Miasta oraz stosowaniem się do wymagań zapisanych w dokumentach,
-    opracowywanie programu zadań dotyczących doskonalenia Systemu Zarządzania Jakością w Urzędzie Miasta Katowice,
-    czuwanie nad realizacją zadań wynikających z doskonalenia Systemu Zarządzania Jakością w komórkach organizacyjnych Urzędu Miasta.
W Urzędzie Miasta Katowice funkcjonuje system spotkań i narad, podczas których podejmowane są decyzje odnośnie realizowanych zadań.  Tryb organizacji i prowadzenia posiedzeń oraz wydawania Zarządzeń Prezydenta Miasta Katowice określa Zarządzenie wewnętrzne Prezydenta Miasta Katowice. Prezydent wydaje zarządzenia we wszystkich sprawach publicznych o znaczeniu lokalnym określonych przepisami prawa oraz uchwałami Rady Miasta Katowice. Uzgodnienie treści zarządzenia oraz jego akceptacja przez Prezydenta następuje na posiedzeniu, w obecności kierownika merytorycznej komórki organizacyjnej oraz Wiceprezydenta nadzorującego jej pracę. W posiedzeniu uczestniczy również Zastępca Naczelnika Wydziału Organizacji i Zarządzania oraz według dyspozycji Prezydenta: Skarbnik Miasta Katowice, Sekretarz Miasta Katowice, ewentualnie inne zaproszone osoby. Posiedzenia Prezydenta są zamknięte i odbywają się nie rzadziej niż raz w tygodniu.
Informację z działalności Prezydenta dla Rady Miasta Katowice, w okresie między sesjami przygotowuje Sekretarz Miasta Katowice, natomiast informację dla mediów z posiedzeń Prezydenta przygotowuje Rzecznik Prasowy.
Ponadto odbywają się spotkania Prezydenta z kierownikami komórek organizacyjnych dla omówienia najważniejszych kwestii związanych z prowadzoną działalnością.
    Kierownicy komórek organizacyjnych organizują w ramach swoich komórek organizacyjnych spotkania z kierownikami Referatów lub pracownikami, w czasie których przedstawiana jest ocena bieżącej sytuacji oraz stopień realizacji prowadzonych spraw.
    Dokonując oceny stopnia realizacji zadań wykonywanych w ramach Systemu Zarządzania Jakością Pełnomocnik ds. Systemu Zarządzania Jakością przegląda wskaźniki dotyczące skuteczności procesu określając widoczne trendy czy tendencje. Ocenę skuteczności poszczególnych procesów zapewnia również  przygotowywany i realizowany roczny plan auditów wewnętrznych.
Dla dokonania oceny funkcjonowania Systemu Zarządzania Jakością w Urzędzie Miasta Katowice oraz realizacji przyjętej Polityki Jakości co najmniej raz w roku przeprowadzane są przeglądy SZJ przez kierownictwo.
Przeglądy planowane są przez Pełnomocnika ds. SZJ, który wraz z Zespołem ds. SZJ opracowuje raport biorąc pod uwagę:
-    wyniki auditów,
-    informacje od klientów,
-    dane dotyczące funkcjonowania procesów oraz zgodność świadczonych usług
-    status działań zapobiegawczych i korygujących,
-    działania podjęte w następstwie poprzednich przeglądów,
-    informacje dotyczące zmian, które mogą wpłynąć na System Zarządzania Jakością,
-    zgłoszone propozycje działań doskonalących System Zarządzania Jakością.
Po przeprowadzonym przeglądzie Pełnomocnik ds. SZJ oraz Zespół ds. SZJ zgodnie z wytycznymi Prezydenta Miasta Katowice opracowują program zadań odnośnie podwyższania skuteczności Systemu Zarządzania Jakością jego procesów oraz doskonalenia świadczonych usług, wykazując przy tym konieczne zasoby i środki do ich realizacji.