System Zarządzania Jakością zgodny z międzynarodową normą ISO 9001:2000  pozytywna ocena auditorów po audicie pośrednim
Zgodnie z wymaganiami normy ISO 9001:2000 System Zarządzania Jakością powinien być corocznie weryfikowany przez niezależną jednostkę certyfikującą. Dnia 1-go czerwca 2006 roku firma Polski Rejestr Statków S.A. przeprowadziła w Urzędzie Miasta audit pośredni, mający na celu zarówno potwierdzenie efektywności działania systemu, jak i stan jego rozwoju oraz doskonalenia. Ocenie podlegały: Księga Jakości, Polityka Jakości, procedury systemowe, działania korygujące i zapobiegawcze oraz wybrane przez auditorów zewnętrznych procesy w komórkach organizacyjnych.

Audit przeprowadzili auditorzy Polskiego Rejestru Statków S.A. w składzie: Pan Dariusz Hejmej oraz Tomasz Nalepka. Auditem zostały objęte następujące komórki organizacyjne Urzędu Miasta:

Pełnomocnik ds. SZJ,
Wydział Organizacyjny
Pełnomocnik Prezydenta ds. Ochrony Informacji Niejawnych,
Administrator Bezpieczeństwa Informacji,
Wydział Kultury i Sportu,
Wydział Edukacji,
Wydział Zagraniczny,
Biuro Informacji i Promocji,
Biuro Prawne,
Audytor Wewnętrzny,
Koordynator Projektu Współfinansowanego Kredytem EBI,
Wydział Informatyki,
Wieloosobowe Samodzielne Stanowisko ds. Rewitalizacji Wybranych Obszarów Miasta Katowice,
Pełnomocnik Prezydenta ds. Rozwiązywania Problemów Uzależnień.
Przeprowadzona analiza dokumentów systemowych potwierdziła, że są one nadzorowane zgodnie z określonymi przez organizację zasadami, zaś Polityka Jakości została zakomunikowana organizacji, jest zrozumiała i na bieżąco aktualizowana.

Podkreślone zostało również, że:

system zarządzania jest utrzymywany i doskonalony zgodnie z wymaganiami normy ISO 9001:2000,
dokumenty znajdują się pod nadzorem oraz przechowywane są zgodnie z ustalonymi zasadami,
wyniki auditów wewnętrznych świadczą o tym, że system zarządzania jest przydatny i skutecznie wdrożony/utrzymywany,
wdrażane są działania do ciągłego doskonalenia procesów.
Na spotkaniu podsumowującym auditorzy pozytywnie ocenili funkcjonowanie Systemu Zarządzania Jakością w Urzędzie Miasta Katowice, realizację Polityki Jakości i wprowadzone działania doskonalące, wskazując na podnoszenie skuteczności Systemu w zakresie wymagań normy ISO 9001:2000. Dlatego audytorzy podjęli decyzję o utrzymaniu przyznanego Urzędowi Miasta Katowice certyfikatu.

Ponadto auditorzy określili również obszary do doskonalenia, przekazując je jako własne obserwacje i spostrzeżenia. Na podstawie danych zawartych w raporcie z auditu pośredniego (NC-419/P5) został opracowany i przedstawiony kierownikom komórek organizacyjnych Program działań doskonalących w celu podjęcia działań zgodnych z następującymi wytycznymi:

zwiększenie nadzoru nad dokumentacją,
uwzględnienie w Księdze Zarządzania Procesami wszystkich czynności wykonywanych przez podległą komórkę organizacyjną,
uwzględnienie w Księdze Zarządzania Procesami zarządzeń wewnętrznych oraz poleceń służbowych kierowników komórek organizacyjnych,
przeanalizowanie wskaźników dla oceny skuteczności/sprawności procesów,
poprawne identyfikowanie przyczyn niezgodności przy określaniu działań korygujących.
Powyższe zadania są realizowane przez kierowników komórek organizacyjnych odpowiedzialnych za wykonanie zaleceń w terminach wynikających z zapisów Programu. Sprawdzenie realizacji poszczególnych punktów Programu zweryfikowane zostanie przez auditorów wewnętrznych zgodnie z zatwierdzonym planem auditów. Ponadto kierownicy komórek organizacyjnych przekażą informację o podjętych działaniach w materiałach opracowanym na przegląd SZJ.

Podsumowując: generalna ocena auditu pośredniego z dnia 1-go czerwca 2006 roku w Urzędzie Miasta Katowice wypadła pozytywnie. Potwierdziła zarówno właściwe funkcjonowanie Systemu Zarządzania Jakością w instytucji, jak i prawidłową realizację Polityki Jakości.