Przed sześcioma laty Urząd Miasta Katowice otrzymał certyfikat zgodności Systemu Zarządzania Jakością z normą ISO 9001:2000. Certyfikat jakości przyznała firma Polski Rejestr Statków S.A. i był on ważny do maja 2005 roku. W maju 2005 roku odbył się w Urzędzie audit odnowieniowy przedłużający certyfikat na kolejne 3 lata, czyli do maja 2008 roku. W dniach 7-8 maja 2008 roku firma Polski Rejestr Statków S.A. przeprowadziła w Urzędzie Miasta Katowice powtórnie audit odnowieniowy, mający na celu zarówno potwierdzenie efektywności działania systemu, jego rozwój oraz ciągłe doskonalenie, jak również przedłużenie okresu obowiązywania certyfikatu potwierdzającego zgodność Systemu z wymaganiami normy ISO 9001:2000 na kolejne 3 lata, czyli do maja 2011 roku.
W trakcie auditu odnowieniowego ocenie podlegały: Księga Jakości, Polityka Jakości, procedury systemowe, działania korygujące i zapobiegawcze oraz wybrane przez auditorów zewnętrznych procesy w komórkach organizacyjnych Urzędu Miasta.
Auditem zostały objęte następujące komórki organizacyjne Urzędu Miasta:
- Wydział Organizacyjny,
- Wydział Budżetu Miasta,
- Wydział Podatków i Opłat Lokalnych,
- Wydział Księgowo-Rachunkowy,
- Biuro Zasobu Skarbu Państwa,
- Wydział Kształtowania Środowiska,
- Wydział Gospodarki Komunalnej,
- Wydział Komunikacji,
- Wydział Zarządzania Kryzysowego,
- Wydział Spraw Obywatelskich,
- Wydział Inwestycji,
- Biuro Zamówień Publicznych,
- Wydział Rozwoju Miasta,
- Kancelaria Prezydenta Miasta,
- Wydział Audytu i Kontroli,
- Wydział Działalności Gospodarczej,
- Miejski Rzecznik Konsumentów,
- Wydział Edukacji,
- Wydział Budownictwa,
- Wydział Budynków i Lokali,
- Pełnomocnik Prezydenta ds. Osób Niepełnosprawnych,
- Biuro Funduszy Europejskich,
- Biuro Rady Miasta,
- Administrator Bezpieczeństwa Informacji,
- Urząd Stanu Cywilnego,
- Pełnomocnik Prezydenta ds. Ochrony Informacji Niejawnych.
- Przeprowadzona analiza dokumentów systemowych potwierdziła, że:
- System zarządzania jest utrzymywany i doskonalony zgodnie z wymaganiami normy ISO 9001:2000;
- Nadzór nad dokumentacją prowadzony jest zgodnie z określonymi przez organizację zasadami;
- Zapisy znajdują się pod nadzorem i przechowywane są zgodnie z ustalonymi zasadami;
- Przegląd zarządzania został przeprowadzony zgodnie z zaplanowanymi ustaleniami według przyjętego programu obejmującego analizę skuteczności systemu zarządzania;
- Wyniki auditów wewnętrznych świadczą o tym, że system zarządzania jest przydatny i skutecznie utrzymywany oraz że wyniki auditów były przedmiotem analizy na przeglądzie zarządzania;
- Organizacja określiła, zbiera i analizuje dane w celu wykazania przydatności i skuteczności systemu oraz możliwości ciągłego doskonalenia skuteczności zarządzania;
- Znak certyfikacji stosowany jest zgodnie z ustaleniami zawartymi w umowie o nadzór nad systemem zarządzania;
- Określono kryteria i metody dla zapewnienia skuteczności przebiegu i nadzorowania procesów;
- Dostępne są zasoby i informacje niezbędne do wspomagania przebiegu i monitorowania procesów;
- Procesy są monitorowane, mierzone i analizowane;
- Wdrażane są działania do ciągłego doskonalenia procesów;
- W trakcie auditu nie stwierdzono niezgodności.
Ponadto auditorzy określili obszary do doskonalenia, przekazując je jako własne obserwacje i spostrzeżenia. Na podstawie danych pozyskanych w trakcie auditu odnowieniowego został opracowany Program działań doskonalących. Działania zawarte w powyższym programie zostaną zrealizowane przez Zespół ds. SZJ oraz kierowników komórek organizacyjnych Urzędu Miasta.
Na spotkaniu podsumowującym auditorzy ocenili pozytywnie funkcjonowanie Systemu Zarządzania Jakością w Urzędzie Miasta Katowice, realizację Polityki Jakości i wprowadzone działania doskonalące, wskazując na podnoszenie skuteczności Systemu w zakresie wymagań normy ISO 9001:2000.
W raporcie z auditu odnowieniowego z dnia 15.05.2008 roku auditorzy zewnętrzni zarekomendowała firmie Polski Rejestr Statków S.A. wydanie Urzędowi Miasta Katowice certyfikatu na zgodność Systemu Zarządzania Jakością z międzynarodową normą ISO 9001:2000. Certyfikat będzie obowiązywał przez kolejne 3 lata, tj. do dnia 20 maja 2011 roku.
